Descripción General

Los elementos de acción de las reuniones se olvidan fácilmente sin seguimiento. Claude puede extraer automáticamente elementos de acción de los registros de reuniones, organizarlos en listas con responsables y fechas límite, asegurando que los elementos se completen.

Casos de Uso

Seguimiento de elementos de acción de reuniones semanales
Tareas de seguimiento de reuniones de proyecto
Compromisos de reuniones con clientes
Tareas pendientes de colaboración interdepartamental

Pasos

Paso 1: Extraer Elementos de Acción

Identifique los elementos de acción de las actas de reunión.

Por favor analice las actas de la reunión: ~/meetings/weekly_2025_01_15.md
Extraiga todos los elementos de acción, identifique:
- Tarea específica a realizar
- Responsable (quién es responsable)
- Fecha límite
- Prioridad
- Dependencias
Formatee la salida como una tabla

Paso 2: Crear Lista de Seguimiento

Genere una lista de tareas estructurada.

Por favor cree una lista de elementos de acción: ~/meetings/action_items.md

Formato:
## Por Hacer (Esta Semana)
- [ ] Tarea 1 - @Zhang San - Vence: 20 Ene - 🔴 Alta
- [ ] Tarea 2 - @Li Si - Vence: 22 Ene - 🟡 Media

## En Progreso
- [x] Tarea completada - @Wang Wu - Completada: 16 Ene

Ordene por prioridad y fecha límite
Agregue número único a cada tarea para fácil referencia

Paso 3: Enviar Confirmación de Elementos de Acción

Genere un correo de elementos de acción para el equipo.

Por favor genere un correo de confirmación de elementos de acción:
Asunto: [Elementos de Acción] Tareas Pendientes de la Reunión Semanal del 15 de Enero
Contenido:
- Resumen de la reunión
- Lista de tareas específicas para cada persona
- Recordatorios de fechas límite
- Responder si hay preguntas o se necesitan ajustes
- Adjuntar tabla completa de elementos de acción
Tono: Amigable pero formal, responsabilidad clara

Paso 4: Configurar Recordatorios

Cree un script de recordatorio automático.

Por favor cree un script de recordatorio: ~/scripts/action_reminder.sh
Funciones:
- Verificar el archivo action_items.md diariamente
- Identificar tareas que vencen hoy y mañana
- Enviar notificaciones de recordatorio a los responsables
- Para tareas vencidas, enviar recordatorio de escalación y CC al gerente
- Registrar historial de recordatorios
Configurar para ejecutar automáticamente a las 9am diariamente

Paso 5: Generar Informe de Progreso

Resuma periódicamente el estado de completitud de los elementos de acción.

Por favor genere el informe de progreso de elementos de acción de esta semana:
Estadísticas:
- Total de tareas
- Cantidad completada y porcentaje
- Tareas en progreso
- Tareas vencidas (resaltar en rojo)
- Tasa de completitud por responsable
Identificar cuellos de botella:
- ¿Qué tareas se retrasan repetidamente?
- ¿Quién tiene más tareas acumuladas?
Recomendaciones:
- Tareas que necesitan reasignación
- Bloqueadores que necesitan discusión de escalación
Guardar como ~/meetings/progress_report.md

Advertencia: Los elementos de acción deben ser específicos y claros - evite descripciones vagas como "optimizar el sistema". Un buen elemento de acción debería ser: "Optimizar el tiempo de respuesta del API de 500ms a 200ms para el 20 de enero".

Consejo: Use un sistema de etiquetas para categorizar elementos de acción (#dev #design #testing) para facilitar el filtrado y asignación por tipo. Puede integrarse con herramientas de gestión de proyectos como Jira, Trello, etc.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Cómo manejar tareas a largo plazo que abarcan múltiples reuniones? R: Cree archivos de seguimiento separados para tareas a largo plazo, y enfóquese solo en las subtareas de esta semana en las reuniones semanales. O use herramientas de gestión de proyectos para rastrear hitos.

P: ¿Qué hacer si el responsable no está claro? R: Aclare en el momento durante la reunión. Si se descubre después, haga seguimiento para confirmar prontamente. Las tareas sin responsables claros probablemente no se completarán.

P: ¿Qué hacer si hay demasiados elementos de acción para completar? R: Esto indica una asignación de tareas irrazonable. Se necesita: 1) Re-evaluar prioridades; 2) Extender fechas límite; 3) Reasignar tareas; 4) Cancelar tareas de baja prioridad.