Descripción General

La parte más difícil de programar reuniones con múltiples personas es encontrar un horario en el que todos estén disponibles. Claude puede ayudarle a analizar las agendas de los asistentes, identificar franjas horarias disponibles y generar invitaciones profesionales a reuniones.

Casos de Uso

Programación de reuniones interdepartamentales
Citas de reuniones con clientes
Determinación de horarios de reuniones recurrentes del equipo
Planificación de horarios para eventos grandes

Pasos

Paso 1: Recopilar Información de los Asistentes

Liste los asistentes requeridos y las restricciones.

Necesito programar una reunión de revisión del proyecto:
Asistentes: Zhang San, Li Si, Wang Wu, Zhao Liu
Duración: 2 horas
Rango de tiempo: Esta semana (15-19 de enero)
Horario preferido: Días laborables 9:00-18:00
Evitar: Hora de almuerzo 12:00-13:30
Por favor liste las franjas horarias posibles

Paso 2: Analizar Conflictos de Agenda

Si tiene archivos de calendario, analícelos directamente.

Exporté los calendarios de los asistentes:
- ~/calendars/zhangsan.ics
- ~/calendars/lisi.ics
- ~/calendars/wangwu.ics
Por favor analice todas las franjas de 2 horas esta semana cuando todos estén disponibles,
ordene por recomendación (considerando la razonabilidad del horario)

Paso 3: Seleccionar el Mejor Horario

Considere varios factores para elegir el horario más adecuado.

De las franjas horarias disponibles, por favor recomiende la mejor opción:
Consideraciones:
- Evitar lunes por la mañana (todos necesitan prepararse para reuniones semanales)
- Evitar viernes por la tarde (afecta el fin de semana)
- Preferir franjas matutinas (más energía)
- Dejar tiempo de preparación (no inmediatamente después de otras reuniones)
Proporcione los 3 mejores horarios recomendados con razones

Paso 4: Generar Invitación a la Reunión

Cree contenido formal de invitación a la reunión.

Por favor genere un correo de invitación a la reunión:
Reunión: Revisión del Proyecto X
Horario: Miércoles 17 de enero, 14:00-16:00
Ubicación: Sala de Conferencias A, 3F (acceso en línea soportado)
Asistentes: Zhang San, Li Si, Wang Wu, Zhao Liu

El contenido del correo debe incluir:
- Propósito y agenda de la reunión
- Hora y ubicación (con enlace de videoconferencia)
- Materiales a preparar
- Solicitud de confirmación de asistencia
- Archivo de invitación de calendario (.ics)

Paso 5: Manejar Diferencias de Zona Horaria

Para reuniones internacionales/con diferentes zonas horarias.

Ubicaciones de los asistentes:
- Beijing: Zhang San, Li Si
- Nueva York: John
- Londres: Sarah

Por favor encuentre horarios en la tarde de Beijing o la mañana siguiente,
asegurando que tanto Nueva York como Londres estén dentro del horario laboral (9:00-18:00),
Duración de la reunión: 1 hora, liste los horarios disponibles esta semana,
e incluya los horarios correspondientes para todas las zonas horarias en la invitación

Advertencia: Al programar reuniones con diferentes zonas horarias, rote los "horarios inconvenientes" de manera justa para evitar que siempre la misma zona horaria tenga que unirse fuera del horario laboral.

Consejo: Usar herramientas de votación (como Doodle, When2meet) puede encontrar el mejor horario de manera más eficiente. Haga que Claude genere la lista de opciones de votación y el contenido del correo para enviar.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Qué hacer si no hay un horario en el que todos estén disponibles? R: Considere: 1) Extender el rango de tiempo; 2) Acortar la duración de la reunión; 3) Dividir en reuniones separadas; 4) Hacer que los asistentes menos críticos participen de forma asíncrona (ver grabación).

P: ¿Cómo manejar cancelaciones y reprogramaciones de último momento? R: Claude puede generar correos de notificación de reprogramación y re-analizar los horarios disponibles. Se recomienda confirmar 1-2 días antes de la reunión para evitar cambios de último momento.

P: ¿Puedo importar Google Calendar o calendarios de Outlook? R: Puede exportar a archivos .ics para que Claude los analice. Algunas aplicaciones de calendario también soportan acceso por API, y Claude puede escribir scripts para recuperar agendas automáticamente.